Nhược điểm tiềm ẩn của Excel và cách CRM loại bỏ chúng

Thoạt đầu, Excel dường như là 1 công cụ hữu hiệu để bạn quản lý quan hệ với khách hàng. Nhưng trên đà tăng trưởng và phát triển, bạn sẽ sớm cần nhiều công cụ có thể mở rộng hơn.

Hẳn bạn đã từng nghe “Điều gì đưa bạn đến đây, sẽ không đưa bạn được đến đó”. Excel có vẻ hoàn thành tốt vai trò của mình thời gian đầu. Thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm được 1 khoản tiền…

Tuy nhiên số tiền bạn mất cũng nhanh chóng ra đi do hiệu suất kém và lãng phí thời gian. 1 bảng tính Excel có thể vô cùng tiện lợi, nó được sử dụng cho quá nhiều tác vụ: quản lý khách hàng, lên hóa đơn thanh toán, tạo lập danh sách sản phẩm. Nhưng công cụ bảng tính tuyệt vời được cả thế giới biết đến này đơn giản không thể giúp bạn tiến xa. Ngay khi doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển, nhu cầu về các công cụ có thể mở rộng cũng tăng theo.

1. Những nhược điểm khi dùng Excel để quản lý thông tin khách hàng

Đôi khi, Excel có thể bị xem như công cụ CRM tồi nhất thế giới đơn giản vì nó không được tạo ra để phục vụ cho mục đích này. Bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu của khách hàng và thông tin liên hệ vào Excel, và cũng chỉ đến thế thôi. Chân dung khách hàng của bạn là ai? Bạn biết những gì về họ? Giá trị tài sản mà họ có thể đem lại cho công ty của bạn lớn chừng nào? Thông tin này sẽ cho phép bạn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đạt được kết quả bán hàng tốt hơn.

Đồng ý, Excel cũng có những ưu điểm của nó:

• Dễ sử dụng
• Hầu hết mọi người đều thấy quen thuộc
• Tất cả dữ liệu đều nằm trong 1 bảng tính

Không phải ngẫu nhiên mà Excel là 1 con gà đẻ trứng vàng của Microsoft. Nhưng sẽ không mất nhiều thời gian đến khi bạn thấy được những hạn chế của nó.

Nhập dữ liệu thủ công

Excel có thể được sử dụng cho nhiều loại ứng dụng, nhưng bạn phải thực hiện mọi việc theo cách thủ công: tất cả dữ liệu bạn muốn lưu trữ trong bảng tính phải do bạn hoặc một trong những đồng nghiệp của bạn nhập. Chỉ cần nhập và cập nhật dữ liệu khách hàng trở nên vô cùng tốn thời gian. Và bạn đang mở ra cánh cửa cho những sai sót do con người.

Mất thời gian

Quản lý danh sách khách hàng của bạn trong Excel không phải là việc duy nhất tốn thời gian. Nếu bạn muốn trực quan hóa kết quả bán hàng của mình với các thống kê hữu ích, tốt hơn bạn nên sớm bắt tay vào công việc: chọn dữ liệu phù hợp, tạo hàng và cột, vẽ biểu đồ và chọn định dạng - biểu đồ thanh hay biểu đồ hình tròn thì đẹp hơn nhỉ? Nếu bạn tạo hóa đơn trong Excel, bạn sẽ phải làm theo cách thủ công - mà không có bất kỳ cách nào để tự động hóa quy trình. Và hãy nhớ rằng: những gì không được thực hiện tự động, đôi khi được thực hiện chưa chính xác hoặc đơn giản đã bị lãng quên.

Không kết nối và tương tác theo thời gian thực

Khả năng cộng tác trong Excel cũng khá hạn chế. Tất nhiên bạn có thể chia sẻ tệp Excel, nhưng cộng tác trong thời gian thực? Không thể: phiên bản Excel desktop không cho phép nhiều người dùng làm việc trong cùng một bảng tính tại cùng một thời điểm, Microsoft Excel Online rất khó hiểu và Google Sheet cũng có những hạn chế của nó (ít tính năng hơn, tải chậm hơn, định dạng và in khó hơn). Nói cách khác, nếu bạn cần truy cập gấp một tệp mà một trong những đồng nghiệp của bạn đang làm việc, bạn sẽ phải ngồi bó tay và chờ đến lượt. Hoặc tạo một bản sao khác, nhưng bạn không được quên hợp nhất chúng sau đó. Nó ổn, nhưng nhanh chóng và thiết thực không phải là những từ chính xác mà bạn nghĩ đến.

Khả năng mở rộng hạn chế

Theo nghiên cứu của Forrester, Thời đại Khách hàng bắt đầu từ năm 2010, có nghĩa là tất cả các chiến lược và hoạt động kinh doanh phải được điều chỉnh cẩn thận để làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Khi công ty của bạn lớn mạnh hơn và các mối quan hệ với khách hàng ngày một đa dạng, một file Excel sẽ sớm trở nên không đủ.

Ví dụ: Excel sẽ không cho bạn biết bất kỳ thông tin gì về cơ hội bán thêm (up-sales) cho một khách hàng nhất định hoặc khi nào bạn nên gọi điện cho họ. Ở thời đại quan hệ với khách hàng ngày càng lên ngôi và được xem trọng, điều này đồng nghĩa là bạn đang bỏ lỡ đáng kể những cơ hội mình có.

2. Excel vs CRM

Dưới đây là danh sách các nhược điểm tiềm ẩn của Excel và cách CRM giúp loại bỏ chúng.  

3. Những điểm cộng khác của CRM

Giao tiếp cá nhân

Công cụ CRM đóng vai trò là cơ sở dữ liệu khách hàng trung tâm và là nơi cung cấp dữ liệu cho các mục đích truyền thông và tiếp thị khác nhau. Hơn nữa, CRM cho phép bạn theo dõi tất cả các tương tác giữa công ty và khách hàng trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Là một tổ chức, bạn có thể thu thập dữ liệu cho từng khách hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu cá nhân của họ. Đổi lại, sau đó bạn có thể thiết lập một cách tiếp cận cá nhân hơn dựa trên mong muốn của khách hàng cụ thể đó.

Truy cập dữ liệu thời gian thực

CRM cho phép bạn quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn và theo dõi doanh số bán hàng nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm chi phí. Tại bất kỳ thời điểm và địa điểm nào, bạn đều có thể truy xuất dữ liệu và đưa ra các quyết định chiến lược được cân nhắc kỹ lưỡng. Và dĩ nhiên, các tệp Excel của bạn có thể dễ dàng được nhập vào hệ thống.

Tại sao bạn lại chọn CRM

Bạn có thực sự muốn tiếp tục làm điều gì đó vì đó là điều bạn đã luôn làm trong quá khứ không? Thay đổi không bao giờ là dễ dàng, nhưng vẫn là chìa khóa của sự phát triển, thành công và tiến bộ. Lựa chọn CRM có thể là một bước tiến vượt bậc trong quá trình phát triển đó.

Với phần mềm CRM, bạn có được những cái nhìn sâu sắc về mong muốn và sở thích của khách hàng, vì dữ liệu khách hàng và bất kỳ hình thức giao tiếp nào với khách hàng đều được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này cho phép bạn tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và cộng tác hiệu quả hơn, theo dõi các vấn đề thường xuyên lặp lại và thực hiện các phân tích toàn cầu. Khi một công cụ như CRM tự động hóa các tác vụ quản trị của bạn, nhóm của bạn sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu dành cho các nhiệm vụ quan trọng hơn và đem lại nhiều lợi nhuận hơn.

>>> Xem thêm: Phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ, thiết kế tinh gọn và dễ sử dụng

Tham khảo: Teamleader.eu