Quản trị sự thay đổi là gì ? Lợi ích khi tổ chức áp dụng 

Sau khi đại dịch Covid 19 dần xa chúng ta thì toàn bộ thế giới đã bước sang một trang mới thay đổi hoàn toàn. Thế giới trở nên bất định hơn và khó đoán hơn từ nhiều mặt. Dưới cương vị là chủ doanh nghiệp bạn đang dần dần thích nghi với những khó khan của thị trường để lèo lái con thuyền doanh nghiệp đến sự phát triển bền vững. Câu hỏi ở đây được đặt ra chính là kỹ năng nào sẽ được đưa ra làm phương hướng phát triển. Bài viết này chúng ta sẽ bàn về kỹ năng quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp.

Có một điều không bao giờ thay đổi đó là sự thay đổi

Thương trường như chiến trường. Chúng sẽ luôn tồn tại những rủi ro khó đoán được trong tương lai buộc doanh nghiệp phải đối mặt và thích ứng. Cách chính xác ở đây chính là sự vận hành như nào để thích nghi và phát triển trong một tình huống ngày càng khó lường hơn.

 Vuca chính là những mô hình được ứng dụng phổ biến nhất để chỉ sự thay đổi trong kinh doanh. Mô hình này đại diện cho 4 yếu tố: Volatility- dễ biến động, Uncertainty- bất định, Complexity- phức tạp và Ambiguity- mơ hồ.  

Trạng thái VUCA chính là một trang thái buộc các Doanh Nghiệp, tổ chức phải đối mặt và chấp nhận ở cuộc chơi trong nền kinh tế thị trường. Với thời điểm này khi một doanh nghiệp khác nhau thì những đặc tính của mô hình này sẽ có nhiều sự biến chuyển và chính người Quản lý phải có những khả năng giải quyết bài toán cho riêng mình trong một tổ chức.

Đòn bẩy của mô hình VUCA bị đẩy lên cao phải kể từ sau hậu Covid. Chính lời giải chung cho từng nhóm doanh nghiệp sẽ không có những vấn đề và công thức giúp cho doanh nghiệp cần tìm ra một hướng đi đúng đắn nhất trong bối cảnh ngày càng biến động này. Với những công thức này đã được tích hợp dưới một khái niệm mang tên Quản trị sự thay đổi.

Lấy một ví dụ: Doanh Nghiệp thực phẩm được setup hoạt động bài bản như thực hiện áp dụng các hệ thống tiêu chuẩn Quản lý chất lượng có liên quan như chứng nhận HACCP, ISO vv tuy nhiên khi đại dịch ập đến mọi hoạt động của họ bị đình trệ mà những hệ thống quản lý kia không đáp ứng được nữa. Điều này đòi hỏi họ cần phải chuẩn bị Quản trị sự thay đổi sao cho phù hợp nhất trong môi trường đầy rủi ro bất chắc. 

Quản trị thay đổi là gì?

Việc quản trị sự thay đổi chính là một trong những thuật ngữ hiện đại chỉ cách thích ứng với những biến đổi thay đổi có thụ động hoặc chủ động từ phía bên ngoài hoặc bên trong một cách có hệ thống nhất. Nếu có khả năng lường trước những ảnh hưởng phát sinh nhà quản lý sẽ có thể tối thiểu hóa các biến số hay lực cản trong quá trình thích ứng.

Phân loại 3 dạng thay đổi cơ bản trong tổ chức  

Theo như việc đề cập đến các mô hình Vuca này thì các Doanh Nghiệp hiện nay đang cần phải đối mặt với một trong những thị trường mơ hồ và đầy sự biến động. Để có thể đối mặt với những viễn cảnh vô định trước mắt này thì sẽ có 3 dạng thay đổi chính mà các nhà quản lý có thể cân nhắc đến việc tiếp cận đó có thể được hiểu là thay đổi để thích ứng với hoàn cảnh bất lợi xảy ra. Với bất kì doanh nghiệp nào trong qá trình vận hành của chúng có những thay đổi chóng mặt. Nếu như bạn không muốn bị tụt hậu thì cần phải thay đổi thường diễn ra ở quy mô nhỏ như tinh chỉnh trong cách thức vận hành, bổ sung vị trí nhân, mở rộng phạm vi công việc…

Thay đổi chuyển tiếp (transitional change): Mức độ chuyển đổi này được hiểu chính là thay đổi với quy mô lớn hơn. Với những kết quả này sẽ giúp tạo ra được một sự khác biệt lớn hơn so với 2 dạng thay đổi trước đó. Một ví dụ thường được đề cập đến chính là mở rộng được lĩnh vực kinh doanh sang các mảng lớn và lân cận hơn.

Mỗi dạng thay đổi đều có sự tác động từ yếu tố bên ngoài và bên trong – từ những bất định của thị trường cho tới các trở ngại nội bộ. Nếu trước mắt đều là biến số, vậy làm thế nào để quản trị thay đổi và tăng tính chủ động cho nhà quản lý?

 Quy trình quản lý sự thay đổi

Giống như việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng khác như chứng nhận iso 14001:2015 về môi trường hiện nay. Các mô hình Quản trị sự thay đổi cần phải được áp dụng vào doanh nghiệp, quy trình triển khai cải cách cũng sẽ trải qua 4 bước plan-do-check-act (hay còn gọi là chu trình PCDA)

1. Plan – Lập kế hoạch: xác định, phân tích vấn đề, đặt mục tiêu, xây dựng kế hoạch tổng thể; đây cũng là lúc chọn lựa mô hình quản trị thay đổi phù hợp.

2. Do – Triển khai: thực hiện và thử nghiệm kế hoạch.

3. Check – Kiểm tra: đánh giá và đúc kết kinh nghiệm sau quá trình thực thi.

4. Act – Tối ưu: dựa trên những đúc kết để điều chỉnh, tối ưu các hoạt động đang triển khai.

Quản trị thay đổi là quy trình luôn đòi hỏi khả năng thay đổi để ứng biến linh hoạt hơn trước những tình huống ngoài dự đoán. Bởi vậy, trước khi bắt tay vào kế hoạch cải tổ bộ máy doanh nghiệp, người quản lý cần bắt đầu từ việc cân nhắc lựa chọn mô hình phù hợp và lấy đó làm bàn đạp cho các thay đổi sau này! 

Lợi ích khi ứng dụng quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh môi trường kinh doanh luôn biến đổi và cạnh tranh gay gắt. KNA xin chia sẻ cho bạn một số lợi ích đó:

• Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động: Việc các tổ chức hiện nay có thực hiện Quản trị sự thay đổi sẽ giúp cho các doanh nghiệp hiện nay tối ưu hóa được các quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất và năng suất lao động, từ đó giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và làm tốt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của thị trường.
•  Đa dạng hóa sản phẩm/dịch vụ: Việc Quản trị Sự thay đổi đồng nghĩa với việc giúp cho các Doanh Nghiệp có thể mở rộng được sản phẩm cũng như dịch vụ của mình để ch phù hợp hơn với nhu cầu của khách hang. Điều này giúp tạo ra sự mới mẻ và thu hút khách hàng mới, đồng thời giữ chân khách hàng cũ.
• Khả năng thích nghi với môi trường thay đổi: Doanh nghiệp phải thích nghi với môi trường thay đổi, bao gồm thay đổi về công nghệ, quy định pháp luật, và xu hướng thị trường. Quản trị sự thay đổi giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thích nghi với các yếu tố này.
• Xây dựng văn hóa tổ chức linh hoạt: Quản trị sự thay đổi đóng góp vào việc xây dựng văn hóa tổ chức linh hoạt, nơi mọi người sẵn sàng thích nghi và học hỏi từ các tình huống mới.
• Tạo sự tin tưởng: Một quá trình quản trị thay đổi tốt được thực hiện một cách minh bạch và tôn trọng các nhân viên sẽ giúp tạo sự tin tưởng và ủng hộ từ phía nhân viên, điều này quan trọng để thành công trong việc thực hiện bất kỳ thay đổi nào.