[Review] Công cụ quản lý công việc "xịn sò" Airtable cho doanh nghiệp

Airtable đang rất được ưa chuộng tại Silicon, đặc biệt là đối với các nhà phát triển. Với khoản tài trợ mới trị giá 52 triệu USD được công bố gần đây, Airtable có kế hoạch đầy tham vọng trở thành Microsoft tiếp theo của các ứng dụng kinh doanh. 

I/ Airtable là gì?

Đơn giản bạn chỉ cần hiểu rằng, Airtable sở hữu những đặc tính tốt nhất của bảng tính và cơ sở dữ liệu và sự kết hợp giữa hai yếu tố này.

Airtable có thể lưu trữ thông tin trong bảng tính một cách hấp dẫn và dễ sử dụng, nhưng nó cũng đủ mạnh để hoạt động như một cơ sở dữ liệu mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tác vụ, lập kế hoạch dự án và theo dõi hàng tồn kho.

WeWork sử dụng Airtable để sắp xếp và lọc phản hồi của khách hàng. Các trang truyền thông như Time, Money và Fortune sử dụng nó để quản lý lịch trình sản xuất video và hình ảnh của họ. Nhưng bất cứ ai cũng có thể sử dụng Airtable để làm những việc đơn giản hơn, như lập danh sách mua sắm hoặc kế hoạch đám cưới, hoặc “săn” căn hộ, hàng giảm giá,...

Sau đây là cách sử dụng ứng dụng đặc biệt thú vị này!

Có thể bạn quan tâm: So sánh Airtable với Google Sheet và SlimCRM

II/ Hướng dẫn sử dụng Airtable

1. Đầu tiên, bạn hãy tạo một tài khoản.

Bạn không cần tải xuống bất cứ thử gì để sử dụng Airtable như các ứng dụng khác. Bạn chỉ cần truy cập https://airtable.com/signup điền thông theo hướng dẫn và tạo một mật khẩu để đăng ký.

Bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng Airtable trên laptop, iOS và Android.

2. Chọn bạn có muốn trả phí cho ứng dụng không.

Airtable có cả lựa chọn trả phí và miễn phí.

Bạn có thể chọn sử dụng dịch vụ Airtable miễn phí, với một nền tảng không giới hạn, 1.200 hồ sơ (hoặc các mục bạn có thể theo dõi) trên cơ sở, 2 GB dung lượng cho mỗi hồ sơ và lịch sử sửa đổi sẽ mất hai tuần.

Lựa chọn thanh toán rẻ nhất là 10 USD / tháng. Ngoài ra còn có các cấp Pro và Enterprise cung cấp nhiều hồ sơ và không gian hơn nữa.

3. Có hàng trăm mẫu để chọn, được thiết kế cho tất cả các loại nhu cầu cụ thể.

Airtable đã tạo hàng trăm mẫu cho tổ chức phi lợi nhuận, công ty mới thành lập, công ty vốn liên doanh, kỹ sư, nhà xuất bản và hơn thế nữa. Nhưng cũng có nhiều mẫu cá nhân hơn, chẳng hạn như các mẫu để theo dõi bạn đến nhà hàng nào, hoặc những nơi bạn đã xem qua trong quá trình tìm kiếm căn hộ.

Ví dụ chọn một mẫu để tổ chức một giá sách chẳng hạn.

4. Bạn có thể chọn mẫu, nhập bảng tính hoặc bắt đầu từ đầu.

Sau khi bạn tạo tài khoản, bạn sẽ thấy trang chủ, bạn có tùy chọn chọn mẫu, nhập bảng tính hoặc bắt đầu từ đầu.

Một trong những tính năng tốt nhất của Airtable là bạn có thể liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng. Với một khuôn mẫu, những mối liên hệ đã được tạo ra, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là thông tin đầu vào.

Nhưng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel hoặc Google Sheet, việc nhập bảng tính có thể là tùy chọn tốt nhất. Bạn cũng có thể bắt đầu từ đầu với một bảng tính trống.

5. Điền vào bảng tính với tất cả dữ liệu bạn đang muốn sắp xếp

Ví dụ tôi chọn một mẫu để tổ chức một kệ sách mới trong văn phòng làm việc (Vào mục Tempaltes và chọn Book Catalog). Tôi nhập dữ liệu cho bốn cuốn sách và tạo ra trường cho biết sách đã được "kiểm tra" hay không. Bất cứ ai trong văn phòng đều có thể truy cập và cập nhật bảng nếu họ đã đọc một cuốn sách.

Tài liệu Airtable trông giống như một bảng tính thông thường, bạn có thể thêm và tùy chỉnh các trường theo ý mình, nhưng có một số tính năng được thêm vào:

- Bạn có thể thêm ảnh vào cột tương ứng, kiểm tra và thêm xếp hạng sao.

- Thêm hoặc thay đổi một bản ghi hoạt động như bảng tính trong Excel hoặc Google Sheets – bạn chỉ cần nhấp vào đó và thực hiện thao tác.

- Sử dụng API của Airtable, tôi cũng có thể xem tất cả dữ liệu của tôi theo chương trình, điều này rất có giá trị đối với các nhà phát triển.

6. Bạn cũng có thể liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng.

Quay lại ví dụ về việc sử dụng Airtable để tổ chức một kệ sách, tôi đã tạo ra một "bảng tác giả" có tất cả các tác giả của những cuốn sách mà tôi đang cố sắp xếp, cộng với một cột bổ sung cho các bức ảnh về tác phẩm.

Liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng là tính năng yêu thích của tôi. Bạn có thể thấy các tab phía trên bảng tính liệt kê các mẫu cho bảng sách và bảng tác giả. Nếu tôi thêm một cuốn sách với tác giả của nó vào bảng sách, tác giả của cuốn sách đó sẽ tự động hiển thị trong bảng tác giả. Đó là một tính năng rất thông minh.

7. Bạn cũng có thể xem thông tin từ các bảng khác nhau.

Trong ví dụ về việc sử dụng Airtable để tổ chức giá sách, nhấp vào tác giả trong bảng sách cung cấp cho bạn một cửa sổ có thông tin từ bảng của tác giả. Đó là một khá hay giúp các bảng tuy tách biệt nhưng vẫn liên kết với nhau, bạn cũng không cần phải liên tục chuyển qua chuyển lại giữa các bảng.

8. Bạn cũng có thể tổ chức các bảng của bạn theo các lĩnh vực khác nhau.

Airtable cung cấp cho bạn tùy chọn tổ chức theo lĩnh vực. Trong ví dụ về việc sử dụng Airtable để sắp xếp giá sách của mình, tôi đã tổ chức bảng sách bằng cách sắp xếp theo tên tác giả.

9. Bạn cũng có thể tạo các ứng dụng tùy chỉnh với một tính năng mới được gọi là Blocks.

Airtable tung ra một tính năng mới vào tháng trước được gọi là Blocks, cho phép người dùng xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh mà không có bất kỳ kinh nghiệm mã hóa trước.

Các khối sử dụng dữ liệu trong bảng mà bạn đã tạo, vì vậy bạn có thể \gửi văn bản tới mọi người (nếu bạn sử dụng Airtable làm bảng liên lạc) hoặc một khối tạo ra đồng hồ đếm ngược.

Đối với ví dụ về giá sách của tôi, tôi đã chọn một khối thông báo cho tôi biết với hiệu ứng âm thanh khi một cuốn sách mới được thêm vào. Điều này đặc biệt hữu ích nếu tôi muốn biết nếu có người khác đang thêm một cuốn sách mới vào bảng tính.

Nhận xét chung: Airtable tốt hơn so với một bảng tính thông thường, nhưng nếu sử dụng cá nhân thì 10 USD mỗi tháng khá lãng phí.

Tuy nhiên, Airtable rất dễ sử dụng, hấp dẫn trực quan và có một số tính năng bổ sung - chẳng hạn như liên kết hồ sơ và khối - làm cho Airtable tốt hơn so với một bảng tính điển hình mà bạn tìm thấy trong Excel hoặc Google Sheets.

Theo Viettimes.vn